Wann braucht man welches Format?

Die Wahl zwischen ZUGFeRD und XRechnung hängt nicht von Ihren persönlichen Vorlieben ab, sondern von Ihrem Empfänger. Hier eine klare Entscheidungshilfe:

Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber

Wenn Sie an den Bund, an Bundesbehörden oder bundesnahe Institutionen liefern, ist XRechnung Pflicht. Die Rechnungen werden über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) oder die Onlinezugangsgesetz-Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) eingereicht. Diese Plattformen akzeptieren XRechnung im UBL- und CII-Format -- und ZUGFeRD-Dateien mit XRechnung-Profil. Reine ZUGFeRD-Rechnungen in niedrigeren Profilen werden in der Regel abgelehnt.

Für Landesbehörden und Kommunen gelten teilweise abweichende Regeln. Einige Bundesländer (z.B. Bremen, Hamburg) akzeptieren ausschliesslich XRechnung, andere sind offener. Prüfen Sie die jeweiligen Anforderungen Ihres Auftraggebers im Vorfeld.

B2B-Rechnungen an Unternehmen

Im B2B-Bereich ist ZUGFeRD in der Praxis das pragmatischere Format. Der Grund: Nicht alle Empfänger verfügen über Software, die XML-Dateien automatisch verarbeiten kann. Eine ZUGFeRD-Rechnung wird von jedem Empfänger als PDF geöffnet und gelesen -- auch ohne E-Rechnungs-Software. Gleichzeitig können Empfänger mit entsprechender Software die eingebetteten XML-Daten automatisch extrahieren und verbuchen.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Aber in der Praxis ist die Verarbeitungsfähigkeit sehr unterschiedlich: Grossunternehmen importieren XML-Daten direkt ins ERP, während kleine Unternehmen die Rechnung oft noch manuell verbuchen. ZUGFeRD bedient beide Szenarien.

Internationale Geschäftspartner

ZUGFeRD ist technisch identisch mit dem französischen Factur-X-Standard. Wenn Sie Rechnungen an französische Geschäftspartner senden, ist ZUGFeRD die naheliegende Wahl -- die Formate sind untereinander kompatibel. Für andere europäische Länder empfiehlt sich ein Blick auf Peppol BIS Billing 3.0, das auf UBL basiert und dem XRechnung-Ansatz ähnelt. Peppol entwickelt sich zum europäischen Standard für den grenzüberschreitenden E-Rechnungsaustausch.

Muss ich mich für eines entscheiden?

Nein. Das ist die gute Nachricht: Sie müssen sich nicht für ein Format entscheiden. Und genau genommen sollten Sie das auch nicht.

Auf der Empfangsseite müssen Sie ohnehin beide Formate verarbeiten können. Seit 2025 können Ihre Geschäftspartner Ihnen sowohl ZUGFeRD- als auch XRechnung-Dateien senden. Ihre Eingangsrechnungssoftware muss beides verstehen.

Auf der Sendeseite gibt es einen eleganten Ausweg: ZUGFeRD im XRechnung-Profil. Das ist eine ZUGFeRD-Datei (PDF + XML), die gleichzeitig die XRechnung-Validierungsregeln erfüllt. Damit decken Sie alle Empfänger ab:

• Behörden erhalten eine XRechnung-konforme Rechnung, die sie über ZRE/OZG-RE verarbeiten können.
• B2B-Partner erhalten ein lesbares PDF, das sie auch ohne E-Rechnungs-Software öffnen und prüfen können.
• ERP-Systeme extrahieren die eingebetteten XML-Daten und verbuchen automatisch.

Wichtig: Nicht jede Software, die "ZUGFeRD" unterstützt, unterstützt auch das XRechnung-Profil. Achten Sie bei der Softwarewahl darauf, dass explizit alle Profile bis einschliesslich XRechnung unterstützt werden -- und dass die Software regelmässig aktualisiert wird, um neue Versionen beider Standards abzudecken.

Wie Pruvio E-Rechnungsguard beide Formate validiert

Der Pruvio E-Rechnungsguard unterstützt beide Formate vollständig -- sowohl bei der Validierung eingehender Rechnungen als auch bei der Erstellung ausgehender E-Rechnungen.

Was bei der Validierung geprüft wird:

• Formatprüfung: Ist die Datei ein gültiges ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML? Oder ein gültiges XRechnung-XML? Welches Profil bzw. welche Version wird verwendet?
• EN-16931-Konformität: Sind alle Pflichtfelder vorhanden? Stimmen die Beträge? Sind die Steuersätze korrekt berechnet? Der E-Rechnungsguard prüft gegen die Schematron-Regeln des jeweiligen Standards.
• Inhaltliche Plausibilität: Ist die USt-ID des Rechnungsstellers gültig (VIES-Echtzeit-Prüfung)? Stimmt der Firmenname mit dem Handelsregister überein? Ist der Rechnungssteller aktiv oder bereits insolvent?
• Risikoprüfung: Befindet sich der Rechnungssteller auf einer Sanktionsliste? Hat sich die IBAN gegenüber früheren Rechnungen geändert? Gibt es Auffälligkeiten im Rechnungsmuster?

Das Ergebnis: Ein Ampel-Status (Grün, Gelb, Rot) mit detailliertem Prüfbericht und konkreten Handlungsempfehlungen. Grün bedeutet: Alles in Ordnung, die Rechnung kann verbucht werden. Gelb bedeutet: Manuelle Prüfung empfohlen, es gibt Auffälligkeiten. Rot bedeutet: Stopp, hier stimmt etwas nicht -- Aktion erforderlich.

Testen Sie es selbst. Laden Sie eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei im E-Rechnungsguard hoch und erhalten Sie in Sekunden ein Validierungsergebnis -- kostenlos und ohne Registrierung. Oder machen Sie den Readiness-Check, um herauszufinden, ob Ihr Unternehmen bereit für die E-Rechnungspflicht ist.

Verwandte Artikel