Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 EUR überschritten hat, müssen ab diesem Zeitpunkt auch E-Rechnungen senden können. Papier- und einfache PDF-Rechnungen sind für diese Unternehmen dann im B2B-Bereich nicht mehr zulässig. EDI-Verfahren (z.B. EDIFACT) bleiben unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin erlaubt.
Ab diesem Stichtag gilt die vollständige E-Rechnungspflicht: Alle Unternehmen müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen senden -- unabhängig von Umsatz oder Mitarbeiterzahl. Die Übergangsregelungen laufen endgültig aus. Sämtliche B2B-Rechnungen müssen als strukturierte E-Rechnung nach EN 16931 übermittelt werden.
Für die verbleibende Übergangszeit bis Ende 2026 gilt: Rechnungsaussteller dürfen noch Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2027 bzw. 2028 entfällt diese Möglichkeit stufenweise. Unternehmen, die sich erst kurz vor dem jeweiligen Stichtag vorbereiten, riskieren Engpässe bei Software-Anbietern und fehlende Testzeit.
Die kurze Antwort: Praktisch jedes Unternehmen in Deutschland, das B2B-Geschäfte tätigt.
Die E-Rechnungspflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze zwischen Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind. Das betrifft:
Nicht betroffen sind:
Für den öffentlichen Sektor gelten bereits strengere Regeln: Rechnungen an Bundesbehörden müssen seit November 2020 im XRechnung-Format eingereicht werden. Viele Landesbehörden haben eigene Fristen, die teilweise bereits abgelaufen sind.
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Kostenloser Readiness-CheckDie Umstellung auf E-Rechnungen muss kein großes IT-Projekt sein. Mit dem richtigen Vorgehen lässt sich der Prozess in wenigen Tagen aufsetzen. Hier ist Ihr konkreter Fahrplan:
Analysieren Sie Ihren aktuellen Rechnungsprozess: Wie empfangen Sie heute Rechnungen? Per Post, per E-Mail als PDF, oder bereits teilweise als E-Rechnung? Wie viele Rechnungen verarbeiten Sie monatlich? Und wie sieht Ihr Ausgangsrechnungsprozess aus? Der kostenlose Pruvio Readiness-Check kann Ihnen dabei helfen, Ihren aktuellen Stand systematisch zu erfassen und die relevanten Fristen für Ihre Unternehmensgröße zu ermitteln.
Entscheiden Sie sich für ein Format (ZUGFeRD oder XRechnung) und eine passende Software. Für die meisten KMU empfiehlt sich ZUGFeRD im Profil EN16931 oder XRechnung-Profil, da es sowohl maschinell verarbeitbar als auch für Sachbearbeiter visuell lesbar ist. Achten Sie bei der Softwarewahl auf: EN-16931-Konformität, Unterstützung beider Formate, USt-ID-Validierung, Schnittstellen zu Ihrer Buchhaltung (z.B. DATEV, Lexoffice, sevDesk) und eine automatische Validierung eingehender Rechnungen.
Als Erstes müssen Sie sicherstellen, dass Sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können -- das ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht. Richten Sie einen Eingangskanal ein: In den meisten Fällen ist das ein E-Mail-Postfach, das XML-Dateien und ZUGFeRD-PDFs annimmt. Verbinden Sie dieses Postfach mit einer Prüfsoftware, die eingehende Rechnungen automatisch auf Formatkonformität, inhaltliche Korrektheit und den Status des Rechnungsausstellers prüft.
Spätestens bis zum für Sie geltenden Stichtag (2027 bei über 800.000 EUR Vorjahresumsatz, 2028 für alle anderen) müssen Sie auch E-Rechnungen erstellen und versenden können. Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware bereits EN-16931-konforme Rechnungen erzeugen kann. Falls nicht, benötigen Sie ein Erstellungstool oder einen Konverter, der aus Ihren bestehenden Rechnungsdaten ein gültiges ZUGFeRD- oder XRechnung-XML generiert. Manche Lösungen bieten auch eine PDF-zu-E-Rechnung-Konvertierung per OCR und KI an.
Starten Sie frühzeitig mit Testdaten. Laden Sie Beispiel-E-Rechnungen hoch (Musterdateien finden Sie kostenlos beim Forum elektronische Rechnung Deutschland, kurz FeRD) und prüfen Sie den gesamten Prozess: Empfang, Validierung, Verbuchung, Archivierung. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in Buchhaltung und Einkauf. Dokumentieren Sie den neuen Prozess für Ihre Verfahrensdokumentation nach GoBD -- das Finanzamt kann diese bei einer Betriebsprüfung anfordern.
In der Praxis begegnen uns immer wieder dieselben Missverständnisse. Hier die drei häufigsten:
Falsch. Eine PDF-Datei -- ob per E-Mail, per Download-Portal oder per USB-Stick übermittelt -- ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine E-Rechnung muss maschinenlesbare, strukturierte Daten im XML-Format enthalten, die der Norm EN 16931 entsprechen. Eine PDF kann zwar als Sichtkomponente Teil einer E-Rechnung sein (wie bei ZUGFeRD), aber nur in Kombination mit der eingebetteten XML-Datei. Eine alleinstehende PDF erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht.
Falsch. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig von Größe oder Umsatz. Auch ein Freelancer, der eine Rechnung von einem Lieferanten erhält, muss diese als E-Rechnung annehmen können. Die Sendepflicht wird stufenweise eingeführt -- aber spätestens ab 2028 gilt sie ausnahmslos für alle. Wer mit der Umsetzung zu lange wartet, hat am Ende keine Zeit mehr zum Testen.
Teilweise falsch. Die Empfangspflicht gilt bereits seit Januar 2025 -- Sie müssen also heute schon E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Die Sendepflicht kommt je nach Umsatz 2027 oder 2028. Aber: Viele Ihrer Geschäftspartner und Lieferanten werden schon vorher umstellen. Wenn Sie deren E-Rechnungen nicht verarbeiten können, verzögert das Ihre Zahlungsprozesse und belastet die Geschäftsbeziehung.
Das Umsatzsteuergesetz sieht derzeit keine expliziten Bußgelder für die Nichtverwendung von E-Rechnungen vor. Dennoch sind die Konsequenzen ernst zu nehmen:
Auch wenn aktuell keine direkten Strafzahlungen drohen: Die finanzielle und operative Belastung durch Nichtbeachtung der E-Rechnungspflicht ist real. Experten erwarten zudem, dass der Gesetzgeber mittelfristig Sanktionsmechanismen nachschärft, insbesondere im Kontext des EU-weiten ViDA-Systems.
Die E-Rechnungspflicht ist keine Zukunftsmusik -- sie ist geltendes Recht. Die Empfangspflicht greift bereits seit dem 1. Januar 2025, die Sendepflicht folgt stufenweise bis 2028. Für KMU bedeutet das: Jetzt handeln, nicht abwarten.
Die gute Nachricht: Die Umstellung ist mit den richtigen Tools kein monatelanges Projekt. Viele Unternehmen haben den Prozess innerhalb weniger Tage aufgesetzt. Entscheidend ist, frühzeitig anzufangen -- denn wer erst unter Zeitdruck umstellt, macht Fehler und hat keine Zeit zum Testen.
Ihre nächsten drei Schritte:
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